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02.01.2021

Flexible Arbeitszeitmodelle

Flexible Arbeitszeitmodelle

Mit flexiblen Arbeitszeitmodellen, die Beruf und Privatleben „unter einen Hut“ bringen, gewinnen Sie motivierte, zuverlässige und zufriedene Mitarbeiter. Eine flexible Arbeitszeitgestaltung verbessert zudem nachhaltig die Arbeitsbedingungen und erhöht die Zufriedenheit der Arbeitskräfte. So können Sie Beschäftigte im Unternehmen halten, die sonst ihre Erwerbstätigkeit einschränken, unterbrechen oder sogar aufgeben müssten. Selbstständige und flexible Zeitplanung gehört zu den wichtigsten Kriterien für die Auswahl eins Arbeitsplatzes und erhöht daher Ihre Arbeitgeberattraktivität.

Eine flexible Arbeitszeitgestaltung erlaubt es, Arbeitskraft dann einzufordern, wenn die Auftragslage es verlangt und Freizeitausgleich zu geben, wenn weniger Arbeit anfällt. Ihr Unternehmen kann so einen größeren Spielraum beim Personaleinsatz wahrnehmen und konjunkturelle Schwankungen leichter abfedern. Dies sichert Arbeitsplätze und Wettbewerbsfähigkeit auch bei kritischer Auftragslage und erhält Wissen für den wirtschaftlichen Aufschwung.

Öffnungs- und Produktionszeiten können ausgedehnt werden. Flexible Arbeitszeitmodelle ermöglichen es Ihnen auch, Ansprech- und Produktionszeiten zu verlängern.

Diese Arbeitszeitmodelle gibt es

Folgende flexible Arbeitsmodelle sind bei kleinen und mittleren Unternehmen verbreitet und haben sich bewährt:

  • Teilzeit
  • Gleitzeit
  • Arbeitszeitkonten
  • Vertrauensarbeitszeit
  • Jobsharing
  • Telearbeit/Home-Office
In fünf Schritten zu flexiblen Arbeitszeiten

Die wichtigste Voraussetzung für jede Art der Arbeitszeitflexibilisierung ist, dass die Arbeitszeit und gegebenenfalls auch der Arbeitsort selbst flexibilisiert werden können. In fünf Schritten kann eine strukturierte und zielgerichtete Einführung vorgenommen werden.

  1. Bedarf ermitteln: Zunächst ist es wichtig sich ein klares Bild über die Erfordernisse zu machen, da je nach betrieblichen Voraussetzungen unterschiedliche Modelle in Frage kommen. Sie sollten daher prüfen, welche Gestaltungsmöglichkeiten sowohl für Ihre Mitarbeiter als auch für Ihr Unternehmen attraktiv und sinnvoll sind.

  2. Zuständigkeiten benennen: Stellen Sie eine Projektgruppe aus folgenden Gruppen im Unternehmen zusammen: Geschäftsführung, Führungskräfte, Fachkräfte, Personen aus der Mitarbeitervertretung oder dem Betriebsrat.

  3. Einführung vorbereiten: Eine frühzeitige Einbindung der Geschäftsführung sowie eine umfassende Information Ihrer Mitarbeiter ist wichtig, um das Thema mit der erforderlichen Bedeutung auszustatten.

  4. Neues Modell einführen: In einer Testphase mit einer Einführung in Teilbereichen können Stärken und Schwächen mit allen Beteiligten abgewogen werden. Bei der sich anschließenden Einführung des neuen Modells ist es entscheidend Ihre Belegschaft kontinuierlich zu informieren und in den Prozess einzubeziehen.

  5. Evaluieren und entwickeln: Flexible Arbeitszeitmodelle sind dynamisch und müssen immer wieder angepasst werden.
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Arbeitszeitmodell Teilzeit

Teilzeitarbeit bedeutet, dass die individuell vereinbarte Arbeitszeit (z. B. 20 Stunden) geringer ist als die betrieblich vereinbarte Regelarbeitszeit (z. B. 40 Stunden). Teilzeitarbeit bietet neben der klassischen Halbtagsarbeit viele Flexibilisierungsvarianten, zum Beispiel Arbeit an einzelnen fixen Tagen pro Woche oder Arbeit und Freizeit abwechselnd im Block.

Chancen und Nutzen einer Teilzeitbeschäftigung
  • (Re-)Aktivierung von Beschäftigtengruppen für Ihr Unternehmen, die aus unterschiedlichen Gründen keiner Vollzeittätigkeit nachgehen können oder wollen
  • Aktive Einbindung von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern ins Unternehmensgeschehen auch während der Elternzeit
  • Schaffung zeitlicher Freiräume für umfangreiche Weiterbildungen, etwa berufsbegleitendes Studium oder Aufstiegsfortbildung
  • Abfangen von Auftragsspitzen durch größere Flexibilität (gegebenenfalls durch saisonales Arbeiten oder Arbeiten an einzelnen Tagen)
  • Produktionszeiten lassen sich ausdehnen, wenn zu den Randzeiten in Teilzeit gearbeitet wird
  • Größere Vielfalt der Belegschaft und deren Kompetenzen, wenn durch Teilzeit mehr Personen beschäftigt werden – Bindung und Wertschätzung von Mitarbeitern mit familiären Verpflichtungen
Grenzen und Kosten von Teilzeit
  • Erhöhtes Fehlerrisiko bei größerer Anzahl an Arbeitsübergaben
  • Höhere Lohnnebenkosten und höhere Weiterbildungskosten
  • Höherer Abstimmungsaufwand bei der Arbeitsorganisation in den Teams
  • Steigender Koordinationsaufwand für Führungskräfte
  • Nicht alle Tätigkeiten lassen sich in Teilzeit gleich effizient erledigen
Arbeitszeitmodell Gleitzeit

Bei Gleitzeitmodellen werden neben einer Kernarbeitszeit Gleitzeitspannen festgelegt. Während der Kernarbeitszeit besteht Anwesenheitspflicht. Innerhalb der Gleitzeitspannen entscheiden die Beschäftigten selbst über Arbeitsbeginn und -ende. Auch die tägliche Dauer der Arbeitszeit kann individuell und bedarfsgerecht variiert werden. Zur Erfassung von Zeitguthaben oder Zeitdefiziten kann ein Arbeitszeitkonto angelegt werden.

Chancen und Nutzen von Gleitzeit
  • Geringer Einführungsaufwand
  • Lässt sich in nahezu allen Unternehmensformen und -bereichen einsetzen
  • Arbeitszeiten sind an den betrieblichen Bedarf angepasst/Abfangmöglichkeit von Arbeitsspitzen
  • Bessere Vereinbarkeit von Familie, Beruf und Freizeit (‚Work-Life-Balance’)
  • Reduzierung von Fehlzeiten durch höhere Flexibilität
  • Die eigenverantwortliche Verteilung der Arbeitszeit kann die Motivation der Mitarbeiter erhöhen
Grenzen und Kosten von Gleitzeit
  • Notwendigkeit der Absprache bei Schichtarbeit, dadurch höherer Aufwand in den Teams
  • Höhere Kosten durch gestiegenen Verwaltungsaufwand
  • Bei Maschinen mit 24-Stunden-Betrieb oder Arbeitsbereichen, in denen eine direkte Übergabe erfolgt, erfordert der Einsatz von Gleitzeitarbeit besondere Koordination und eventuell den Einsatz von Springern
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Arbeitszeitkonten

Basierend auf einer durchschnittlichen Wochenarbeitszeit wird die Stundenzahl ermittelt, die die Beschäftigten innerhalb eines bestimmten Zeitraums (zum Beispiel eines Jahres) zu leisten haben. Bei Auftragsschwankungen oder aufgrund von individuellen Bedürfnissen kann eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter mehr oder weniger Stunden pro Woche absolvieren, wenn die durchschnittliche Stundenzahl innerhalb des festgelegten Zeitraums wieder ausgeglichen wird. Die Bezahlung bleibt konstant und richtet sich somit nicht nach den tatsächlich geleisteten Stunden im jeweiligen Monat.

Chancen und Nutzen von Arbeitszeitkonten
  • Kostenersparnis durch flexible Anpassung der Arbeitsstunden an die aktuelle Auftragslage (sinnvoll bei saisonbedingten starken Schwankungen)
  • Vermeidung von Kündigungen in Zeiten geringerer Auftragslage
  • Wirkt Unterauslastung entgegen durch zeitliche Verschiebung von Arbeitszeiten
  • Freiräume können flexibler für Weiterbildung genutzt werden
  • Niedrige Arbeitskosten, da weniger Überstunden zusätzlich vergütet werden
  • Ansparen von Arbeitszeit für Weiterbildungen oder für Sabbaticals
  • Erhöhte Motivation und Mitarbeiterbindung
Grenzen und Kosten von Arbeitszeitkonten
  • Notwendigkeit vorausschauender (Jahres-)Planung
  • Hoher organisatorischer Aufwand
  • Hohes Maß an Selbstverantwortung und Führungskompetenz erforderlich
  • Notwendigkeit der Koordinierung von Freizeitausgleich
  • Konfliktpotential beim Umgang mit Minusstunden bei Unternehmenswechsel
  • Kosten für Insolvenzsicherung
Ausgestaltung und Planung von Jahresarbeitszeitkonten

Bevor Sie die konkrete Ausgestaltung von Jahresarbeitszeitkonten planen, sollten Sie den jährlichen Arbeitsanfall der letzten Jahre analysieren und mit der kurz- bis mittelfristig erwarteten Auftragsentwicklung abgleichen. So können Sie den zukünftigen Arbeitsanfall abschätzen. Auf dieser Basis können Sie einen groben Jahresplan erstellen, in dem auch Projektlaufzeiten, Urlaubspläne und andere relevante Aspekte berücksichtigt werden.

Grundsätzlich wird bei den Arbeitszeitkonten zwischen Kurzzeit- und Langzeitkonten unterschieden, die einen Ausgleichszeitraum von unter oder aber auch von über einem Jahr vorsehen können. Ausgleichszeitraum bedeutet, dass Gleitzeitstunden zum Beispiel innerhalb einer Woche, eines Monats oder eines Quartals ausgeglichen werden können.

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Varianten von Arbeitszeitkonten

Lebensarbeitszeitkonten

Eine sehr weitgehende Variante der Arbeitszeitkonten sind Lebensarbeitszeitkonten. Sie dienen der Ansammlung von Mehrstunden über die gesamte Beschäftigungsdauer hinweg. Lebensarbeitszeitkonten werden ausschließlich zur Ansammlung von Plusstunden genutzt, die zu einem späteren Zeitpunkt in einem Block als Freizeit oder in Teilzeit abgegolten werden können.

Jahresarbeitszeit

Bei dieser Arbeitszeitvariante wird auf eine festgelegte Wochen- oder Monatsarbeitszeit verzichtet. Nur im Jahresdurchschnitt muss die vereinbarte Arbeitszeit erfüllt werden. Unabhängig von den tatsächlich geleisteten Arbeitsstunden erhalten die Beschäftigten einen festen Arbeitslohn. Voraussetzung ist, dass der Arbeitszeitsaldo im Jahresdurchschnitt mit der vertraglich vereinbarten Arbeitszeit übereinstimmt.

Sabbaticals

Sabbaticals sind in der Regel Auszeiten zwischen wenigen Wochen und zwölf Monaten, die der Förderung der zukünftigen Leistungsfähigkeit, der individuellen Weiterbildung oder der Persönlichkeitsentwicklung von Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern dienen. Es gibt verschiedene Möglichkeiten, ein Sabbatical auszugestalten. Oftmals verzichtet die Mitarbeiterin oder der Mitarbeiter für einen bestimmten Zeitraum auf einen Teil des Lohns und erhält dafür Freizeit. Die Auszeit kann aber auch durch angehäufte Überstunden erarbeitet werden. Sabbaticals können außerdem durch Sonderurlaub ohne Bezahlung realisiert werden. Resturlaub kann ebenfalls zur Aufstockung der Auszeit herangezogen werden, allerdings ist ein Mindesturlaub zur Erholung gesetzlich vorgeschrieben.

Das Angestelltenverhältnis wird durch das Sabbatical nicht unterbrochen. Bei der Variante des unbezahlten Urlaubs muss die Arbeitnehmerin oder der Arbeitnehmer sich jedoch selbst versichern. In diesem Fall wird das Angestelltenverhältnis also für bestimmte Zeit, mit Garantie der Rückkehr an den Arbeitsplatz nach Ablauf dieser Zeit, aufgehoben. Die Aufnahme des alten oder die Zuweisung eines neuen, gleichwertigen Aufgabengebiets nach Rückkehr muss für die Sabbatical-Nehmerin beziehungsweise den Sabbatical-Nehmer gesichert sein. Nur dann ist auch die Bindung der Fachkraft an Ihr Unternehmen gegeben.

Um Ihre Planungssicherheit zu erhöhen, sollten Sie Ihre Jahrespläne, die den möglichen Arbeitsanfall beinhalten, regelmäßig etwa vier bis sechs Wochen im Voraus verfeinern, auch wenn es natürlich immer zu kurzfristigen Änderungen kommen kann.
Im Anschluss an die Festlegung dieser Eckdaten können Sie die jeweiligen Arbeitsverträge entsprechend anpassen. Hinweise zu den konkreten Regelungen, die in die Arbeitsverträge aufzunehmen sind, finden Sie im Download der Handlungsempfehlung.

Arbeitszeitmodell Vertrauensarbeitszeit

Vertrauensarbeitszeit ist eine weitere Möglichkeit, Arbeitszeit zu flexibilisieren. Dieses Arbeitszeitmodell eignet sich besonders gut für Projektarbeit und Außendienst. Es ermöglicht Fachkräften die größtmögliche Autonomie der Arbeitszeitgestaltung, da sowohl die formale Zeiterfassung als auch die Anwesenheitskontrolle entfallen. Ausschlaggebend sind die Erfüllung von Aufgaben und das Erreichen von vereinbarten Zielen. Der Ort der Arbeit kann dabei oft frei gewählt werden. Dennoch bleibt die (tarif-) vertraglich geregelte Arbeitszeit Grundlage der Entlohnung.

Chancen und Nutzen des Arbeitszeitmodells Vertrauensarbeitszeit
  • Eignung insbesondere für Tätigkeitsbereiche, an denen Projektarbeit dominiert
  • Förderung unternehmerischen Denkens und Erhöhung des Verantwortungsbewusstseins der Beschäftigten
  • Reduzierung oder Vermeidung von Leerlaufzeiten, zugleich Auffangen von Arbeitsspitzen
  • Steigerung der Arbeitszufriedenheit durch Vertrauensvotum mit positiven Auswirkungen auf die Motivation und Leistungsbereitschaft der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter
  • Bindung von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern durch attraktive Arbeitsbedingungen
Grenzen und Kosten von Vertrauensarbeitszeit
  • Vertrauensarbeitszeit setzt im hohen Maße eine Betriebskultur des Vertrauens und der Kooperation, vergleichsweise homogene Teams und ein funktionieren-des Selbstmanagement bei den Fachkräften voraus
  • Gefahr der Ausnutzung der Zeitsouveränität
  • Erhöhter Anspruch an die Führungsqualitäten Ihrer Führungskräfte
  • Notwendigkeit zur einvernehmlichen Abstimmung von Zielvereinbarungen
  • Der Kontakt innerhalb der Teams kann durch unterschiedliche Arbeitszeiten und Abwesenheiten erschwert sein
  • Gefahr von Überlastung durch fehlende Abgrenzung von Freizeit und Beruf
  • Erhöhter Koordinations- und Kommunikationsaufwand, wenn die einzelnen Beschäftigten nur unregelmäßig erreichbar sind
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Jobsharing

Das Arbeitszeitmodell Jobsharing ist eine spezielle Form der Teilzeitarbeit, bei der sich mindestens zwei Beschäftigte eine Arbeitsstelle teilen. Innerhalb des gesetzlichen Rahmens können die betroffenen Beschäftigten die Arbeitsaufteilung und Anwesenheit individuell absprechen. Eine gute Selbstorganisation sowie eine vertrauensvolle Zusammenarbeit sind dabei entscheidend. Jobsharing ermöglicht Teilzeitarbeitskräften, an großen Projekten mitzuarbeiten und diese sogar als Führungskräfteteam verantwortlich zu leiten. Dieses Modell eignet sich besonders gut, um verantwortungsvolle Aufgaben in Teilzeitlösungen zu übernehmen.

Chancen und Nutzen des Arbeitszeitmodells Jobsharing
  • Ermöglichen von verantwortungsvoller Tätigkeit für Führungskräfte mit Teilzeitwunsch
  • Bindung von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern durch enge Zusammenarbeit im Team
  • Erhöhte Flexibilität durch geteilte Verantwortung
  • Erweiterung der Kompetenzen der teilnehmenden Personen
Grenzen und Kosten des Jobsharings
  • Die „Arbeitsplatzteilenden“ müssen entweder ähnliche oder sich ergänzende Qualifikationen besitzen
  • Koordinations- und Kommunikationsfähigkeit, Teamfähigkeit, Fairness und Verantwortungsbewusstsein zwischen den „Arbeitsplatzteilenden“
  • Mehraufwand an Koordination, da sich die Kolleginnen und Kollegen gegenseitig bei Abwesenheit vertreten können
  • Es muss ein Teil der Arbeitszeit für Absprachen und Übergaben reserviert werden

Vorteilhaft gegenüber anderen Modellen der Teilzeitarbeit ist beim Jobsharing, dass von der Teilung eines konkreten Arbeitsplatzes andere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in geringerem Umfang betroffen sind, als wenn über mehrere Arbeitsplätze hinweg ein neuer Aufgabenzuschnitt erfolgen muss. Andererseits müssen sich die Personen, die sich einen Arbeitsplatz teilen, kontinuierlich abstimmen. Der Bedarf wird in der Regel höher sein, als wenn sich eine Person mit reduzierter Arbeitszeit nach neuem Aufgabenzuschnitt allein um den zugewiesenen Aufgabenbereich kümmert.

Telearbeit/Homeoffice

Beim Arbeitszeitmodell der Telearbeit, häufig als Homeoffice bezeichnet, werden die anstehenden Aufgaben von einem Arbeitsplatz außerhalb des Unternehmens erledigt. Meist ist das ein Heimarbeitsplatz in der Privatwohnung. In der Regel wird alternierende Telearbeit vereinbart, zum Beispiel 20 Prozent der Arbeitszeit. Nur in seltenen Fällen wird ausschließlich Telearbeit geleistet. Mit moderner Informations- und Kommunikationstechnologie ist die Verlagerung der Arbeit vom Standort des Unternehmens zur Privatwohnung in der Regel relativ problemlos möglich, wenn Aspekte der Sicherheit und des Datenschutzes beachtet werden. Die Zeiterfassung kann selbstständig durch die Mitarbeiterin bzw. den Mitarbeiter erfolgen und basiert somit auf einer Unternehmenskultur des Vertrauens.

Chancen und Nutzen von Telearbeit (Homeoffice)
  • Höhere Produktivität durch weniger Arbeitsunterbrechungen und konzentrierteres Arbeiten zu Hause
  • Motivationssteigerung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter durch Arbeitsortsouveränität
  • Erhöhung der Kundenfreundlichkeit durch Abkopplung der Arbeitszeit von Öffnungszeiten, wodurch Aufträge zeitnäher erledigt werden können
  • Einsparung von Arbeitsraum am Unternehmensstandort und Möglichkeit der Expansion trotz räumlicher Einschränkungen
  • Höhere Flexibilität bei der Beschäftigung von Menschen mit Behinderung
  • Reduzierung von Anfahrtszeit und -kosten und damit ökologische Vorteile
  • Steigerung der Familienfreundlichkeit des Unternehmens
Grenzen und Kosten von Telearbeit (Homeoffice)
  • Ein Teil der Arbeit sollte arbeitsplatzunabhängig erledigt werden können.
  • Koordinativer und organisatorischer Aufwand, besonders bei technischen Problemen
  • Gefahr ineffektiven Arbeitens durch Ablenkungen am Arbeitsplatz in der Privatwohnung#Erhöhte Anforderungen an die Führungsqualität Ihrer Führungskräfte
  • Gefahr der Isolierung der Fachkraft
  • Gegebenenfalls zusätzliche Kosten durch Einrichtung eines Telearbeitsplatzes

(Quelle: KOFA – Kompetenzzentrum Fachkräftesicherung)

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