Tipps für gute Bewerbungsgespräche

Das Vorstellungsgespräch ist – wie auch der Bewerbungsprozess vorab – die Visitenkarte Ihres Unternehmens. Es dient nicht nur der Sondierung und Auslese von Bewerberinnen und Bewerbern, sondern gibt eben diesen auch einen ersten Einblick in Ihre Unternehmenskultur. Deshalb ist es entscheidend, dass Sie Bewerbungsgespräche gut vorbereiten und professionell und wertschätzend durchführen.

Das Bewerbungsgespräch vorbereiten

Die Bewerbungsunterlagen noch einmal sichten, den Lebenslauf analysieren und wichtige Fragen daraus ableiten – das sind Selbstverständlichkeiten, um den Auswahlprozess optimal vorzubereiten. Viel seltener werden im Vorfeld allerdings auch die strukturellen Fragestellungen für das Vorstellungsgespräch geschaffen. Das geht mit der Frage los, welche Abteilungen eingebunden werden müssen und welche Fach- und Führungskräfte am Gespräch teilnehmen sollen. Aber auch wie viele Vorstellungsgespräche stattfinden sollen und ob es mehrerer Auswahlrunden geben soll muss vorab geklärt werden.

Folgende Fragen sollten deshalb vor der Einladung zum Vorstellungsgespräch beantwortet werden:

Wer muss bei einem Bewerbungsgespräch eingebunden werden?

Welche Abteilungen und Mitarbeiterinnen bzw. Mitarbeiter sind in welchem Stadium des Bewerbungsprozesses zu beteiligen?
Wer ist beim Vorstellungsgespräch anwesend und was sind die genauen Rollen?

Ist der Entscheidungsweg im Bewerbungsprozess klar?

Ist klar geregelt, wer wie viel Einfluss auf die endgültige Bewerberauswahl hat? Unklare Zuständigkeiten und Kompetenzen können zu Konflikten und Kompetenzgerangel im Unternehmen führen. Solche Probleme lassen sich von vornherein vermeiden, wenn klar festgelegt wird, wie die Entscheidung für oder gegen einen Bewerber bzw. eine Bewerberin getroffen wird, und wer das letzte Wort hat.

Wichtig für ein positives Unternehmensbild ist, dass Sie den Kandidaten oder die Kandidatin von Anfang an wertschätzend entgegentreten. Sie sind während des Bewerbungsgespräches der Gastgeber. Verhalten Sie sich auch so!

Was vor dem Bewerbungsgespräch zu organisieren ist:

Ist der Bewerber bzw. die Bewerberin am Empfang angemeldet?
Gibt es einen vorbereiteten Warteraum (eventuell mit Getränken und Keksen)?
Ist geregelt, wer den Kandidaten oder die Kandidatin abholt?
Ist der Raum für das Bewerbungsgespräch vorbereitet (ist frisch gelüftet, sind Getränke und eventuell Kekse bereitgestellt)?
Sind alle benötigten Unterlagen (Organigramme, Unternehmensbroschüren) vorbereitet?
Sind alle Beteiligten pünktlich anwesend und haben Sie genügend Zeit eingeplant? (Die Beteiligten sollten keine direkten Vorab- oder Folgetermine haben.)

Entscheidend für einen positiven Unternehmenseindruck ist, dass der Bewerber bzw. die Bewerberin sich nicht wie lästiger Besuch, sondern wie ein potenzieller Mitarbeiter oder eine potenzielle Mitarbeiterin fühlt. Aus dem ersten Eindruck wird die Person Rückschlüsse auf das Betriebsklima ziehen.

Die richtige Sitzordnung beim Bewerbungsgespräch

Achten Sie während des Bewerbungsgesprächs auf die richtige Sitzordnung. Nicht empfehlenswert ist eine Reihe nebeneinander, davor ein breiter Tisch, dann mit etwas Abstand ein einsamer Stuhl für den Bewerber bzw. die Bewerberin. Dieses Ensemble ähnelt eher einem Verhör. Und genauso wird sich der Kandidat fühlen.

Deutlich angenehmer für den Bewerber oder die Bewerberin wirkt das Sitzen über Eck oder an einem runden Tisch. Hier gibt es keine sichtbare Hierarchie oder ein striktes Gegenüber.

Genauso entscheidend wie die strukturelle Vorbereitung, ist die fachliche Vorbereitung. Eine schlechte Vorbereitung schadet dem Unternehmensimage nachhaltig und führt darüber hinaus oftmals zu einer Fehlauswahl.

Leitfaden für das Vorstellungsgespräch erstellen

Zur fachlichen Vorbereitung gehört, dass die Bewerbungsunterlagen durchgearbeitet sind und Fragen hieraus abgeleitet wurden. Es hat sich dabei bewährt vor jedem Bewerbungsgespräch einen individuellen Gesprächsleitfaden zu erstellen, der allen am Interview Beteiligten vorab zur Verfügung gestellt wird.

Vorstellungsgespräch führen – Fragen stellen

Ein Bewerbungsgespräch unterteilt sich klassischerweise in fünf verschiedene Phasen. Wenn Sie ein Bewerbungsgespräch führen, sollten Sie in der Lage sein, diese fünf Phasen kompetent zu moderieren. Konkret heißt das: Sie sollten sinnvolle Fragen stellen und Ihr Unternehmen authentisch präsentieren.

Der KOFA- Tipp für ein gelungenes Bewerbungsgespräch: Fertigen Sie im Vorfeld einen individuellen Gesprächsleitfaden an, der den fünf Phasen eines Vorstellungsgesprächs folgt. In den folgenden Abschnitten finden Sie beispielhaft einige Fragen, die Sie stellen können – grundsätzlich sollten Sie sich aber bemühen, Ihren Fragenkatalog möglichst passgenau auf den Bewerber bzw. die Bewerberin zuzuschneiden.

1. Phase des Bewerbungsgesprächs: Begrüßung/Smalltalk

Hierfür sollten Sie ca. 5 Minuten Zeit einplanen.

Die Begrüßung gibt dem Kandidaten oder der Kandidatin Aufschluss über Ihre Unternehmenskultur. Ist der Empfang herzlich-persönlich? Können Sie die Person direkt mit Namen ansprechen? Oder wissen Sie etwas über die Anreise? Je besser Sie vorbereitet sind, desto willkommener fühlt sich der Bewerber bzw. die Bewerberin.

Die Begrüßung dient dazu den Bewerber bzw. die Bewerberin abzuholen und die Nervosität zu nehmen; aber auch, um die Anwesenden kurz vorzustellen und den Ablauf des Gespräches zu skizzieren.

Begrüßen Sie den Besucher bzw. die Besucherin dafür nicht nur mit Namen, sondern stellen Sie sich und auch alle anderen Anwesenden vor. Hierzu gehört nicht nur der Name, sondern auch die jeweilige Funktion im Unternehmen oder im Gespräch. Skizzieren Sie im Weiteren dem folgenden Gesprächsablauf kurz.

Für den Gesprächseinstieg eignen sich zum Beispiel Fragen zur Anreise. Vorteil hierbei ist, dass Sie nebenbei erfahren, wie gut Ihr Unternehmen zu finden ist.

2. Phase des Bewerbungsgesprächs: Kennenlernen des Bewerbers bzw. der Bewerberin

Hierfür sollten Sie ca. 15 Minuten Zeit einplanen.

Die Phase des Kennenlernens dient dazu den Bewerber oder die Bewerberin besser kennenzulernen und die Motivation zu ergründen.

Fragen für diese Phase des Bewerbungsgesprächs:

Erzählen Sie etwas über sich.
Warum haben Sie sich bei uns beworben?
Was reizt Sie an diesem Job?
Warum sollten wir gerade Sie einstellen?
Was können Sie für uns tun, was andere nicht können?

Achten Sie hierbei auf offene Fragen, so dass der Bewerber bzw. die Bewerberin ins Reden kommt. Fallen Sie der Person nicht ins Wort, das wirkt unhöflich und steigert die Nervosität Ihres Gegenübers.

Die Kennenlernphase ist die Bühne des Bewerbers bzw. der Bewerberin. Sie als Arbeitgeber sollten sich hier so gut wie möglich zurücknehmen und lediglich als Impulsgeber agieren.

Sie liefern einen guten Eindruck ab, wenn Sie Ihrem Gegenüber auf Augenhöhe begegnen. Das heißt: Ihre Fragen sollten nicht wie ein Verhör klingen oder einen sarkastischen oder skeptischen Unterton haben. Stellen Sie stattdessen Ihre Fragen mit einladender Offenheit und lächeln Sie ruhig auch dazu.

3. Phase des Bewerbungsgesprächs: Selbstvorstellung des Unternehmens (max. 10 Minuten)

Diese Phase des Vorstellungsgesprächs ist Ihre Bühne. Jetzt sind Sie an der Reihe und stellen das Unternehmen und die zu besetzende Stelle genauer vor. Erzählen Sie dabei nicht, was die Bewerberin oder der Bewerber eh schon auf Ihrer Unternehmensseite gelesen hat. Auch einstudierte Werbebotschaften möchte niemand hören. Berichten Sie stattdessen lieber von den Zielen und der Kultur Ihres Unternehmens sowie von den Arbeitsabläufen und Anforderungen der vakanten Stelle.

Auf folgende Fragen sollten Sie in dieser Phase des Vorstellungsgesprächs antworten:

Warum ist die Stelle vakant?
Gab es einen Vorgänger bzw. eine Vorgängerin, wo ist er / sie jetzt?
Was erwarten Sie sich von der Besetzung?
Wie messen Sie Erfolg?
Wie groß ist das Team? An wen wird berichtet?
Was sind Ihre Ziele und Visionen, wo möchte das Unternehmen hin?

Aber auch Themen wie Arbeitszeiten, Standorte oder Urlaubsanspruch sollten hier besprochen werden.

4. Phase des Bewerbungsgesprächs: Rückfragen (ca. 5 Minuten)

Nach Ihrer Vorstellung sollten Sie dem Bewerber bzw. der Bewerberin nochmals die Möglichkeit einräumen Nachfragen zu stellen. Antworten Sie auf alle Fragen so offen und ehrlich wie möglich. Die Qualität der Fragen kann Ihnen Einiges über den Kandidaten bzw. die Kandidatin verraten.

5. Phase des Bewerbungsgesprächs: Abschluss (ca. 5 Minuten)

Sind alle offenen Fragen hinreichend geklärt, sollten Sie bei Gesprächsbeendigung neben dem obligatorischen Dank für das angenehme Gespräch dem Kandidaten bzw. der Kandidatin auch sagen, wie es jetzt weitergeht.

Hierzu gehören zum Beispiel folgende Informationen:

Gibt es noch ein weiteres Vorstellungsgespräch?
Wann erhält der Bewerber bzw. die Bewerberin eine Antwort?
An wen kann er / sie sich mit Rückfragen wenden?
Wie kann der Bewerber etwaige Fahrtkosten abrechnen?

Nachbereitung des Bewerbungsgesprächs

Nach dem Bewerbungsgespräch kommt die eigentliche Arbeit der Bewerberauswahl auf Sie zu. Es erleichtert Ihnen eine Auswahl zu treffen, wenn Sie die Bewerbungsgespräche dokumentiert haben. Daher empfiehlt es sich, während des Gesprächs zumindest schon stichpunktartige Notizen über die jeweiligen Bewerber anzulegen.

Ganz wichtig hierbei: Alles, was Sie in dem Gespräch zugesagt haben, sollten Sie auch einhalten. Das betrifft insbesondere den skizzierten Zeitrahmen. Informieren Sie alle Kandidatinnen und Kandidaten zeitnah über Ihre Entscheidung. Das heißt, dass Sie neben der Zusage und dem Vertragsangebot den anderen Bewerberinnen und Bewerbern möglichst zügig eine Absage zukommen lassen.

Sollte es zu eventuellen Verzögerungen im Entscheidungsprozess kommen, teilen Sie dies den Kandidatinnen und Kandidaten unverzüglich mit. Eine offene und wertschätzende Kommunikation hat dabei entscheidenden Einfluss auf Ihr Unternehmensimage.

(Quelle: KOFA – Kompetenzzentrum Fachkräftesicherung)